A automação de processos é um investimento estratégico muito importante, no segmento de materiais para construção. Mas, para saber o momento certo de automatizar, o gestor precisa identificar alguns sinais.
O primeiro diz respeito ao excesso de erros na cadeia produtiva como um todo. Podem estar relacionados aos pedidos de matérias-primas feitos de modo equivocado, ordens de produção incorretas, falhas no planejamento do uso de equipamentos e de mão de obra, incapacidade de realizar a previsão de demanda, além de outros.
Quando esses problemas se tornam recorrentes, é provável que o gestor esteja perdendo sua capacidade gerencial. Seja porque as operações aumentaram de tamanho ou porque alguns parâmetros mudaram e suas tecnologias de controle não acompanharam essa evolução. É nesse momento que surge a necessidade da automação.
Se suas operações estão sendo gerenciadas com base em indicadores de desempenho, isso fica bastante nítido. É possível notar tendências de queda com relação às métricas de tempos médios gastos em cada atividade, gastos excedentes com horas extras de colaboradores e perda geral na produtividade. Tudo isso é fruto da ineficiência nos processos e da falta de controle sobre as informações.
Se o gestor não consegue identificar quais são as causas dos problemas, acaba tendo que ficar apagando incêndios e agindo constantemente para resolver os sintomas, sem eliminar a causa direta do problema.
Para ter uma base sólida e confiável, que permita tomar decisões que tenham impacto real e melhorem o nível de seu negócio, é preciso modernizar as rotinas e estabelecer meios que, de fato, contribuam com todo esse desenvolvimento. A automação de processos é fundamental nesses casos. Para tanto, é importante apostar na inovação, encontrar alternativas que permitam escalar os serviços e ir ao encontro das expectativas dos clientes.
Colocando a automação em prática
Antes de automatizar, é interessante identificar quais são as rotinas relacionadas com o “core business” da sua empresa. Elas devem ser prioridade e devem ser facilitadas por meio da automação. Seja com investimentos diretos, seja com a utilização da tecnologia em atividades-meio para agregar valor aos seus produtos e serviços.
Para implementar as ferramentas que contribuem para ganhos no nível de automação, no ambiente corporativo, uma série de medidas devem ser tomadas.
Um bom planejamento auxilia o gestor a escolher corretamente quais serviços serão automatizados e como isso ocorrerá. Com isso, o retorno sobre o investimento da automação de processos será mais elevado, assim como os ganhos obtidos. Portanto, é importante identificar as necessidades do seu negócio, antes de automatizar.
A partir destas identificações, já é possível definir uma estratégia de investimentos em serviços que contribuam para a automatização de processos internos e garantam mais agilidade no seu dia a dia.
Assim, a tecnologia será vista como uma parte estratégica de todo o empreendimento, contribuindo para a redução na frequência de erros e para agilizar o fluxo de trabalho de toda cadeia de suprimentos.
Passos para automatizar processos
Existem alguns passos que você deve seguir para ter sucesso na implantação da automatização. Inicialmente é preciso definir a escolha dos processos que serão automatizados.
Quando você está começando, é natural querer automatizar tudo, mas nem sempre isso é correto. Muitas vezes, fazer isso com aqueles processos que são mais críticos já pode trazer bons resultados.
É importante avaliar muito bem as alternativas de automação. Escolher as ferramentas ou um fornecedor errado, pode trazer muita dor de cabeça e descrédito junto às equipes de trabalho.
Quando os sistemas não funcionam como deveriam, os colaboradores tendem a executar as tarefas de maneira indevida e a automação insuficiente ou feita para além das necessidades de seu negócio pode ser tão ruim quanto não automatizar.
Uma vez que tudo esteja claro, é fundamental restabelecer as metas, pois é esperado que o desempenho passe a atingir níveis superiores. Você deve ser bastante transparente na definição dos papéis e responsabilidades de cada pessoa, repensando toda a lógica de como as atividades são realizadas.
A automação de processos, sem dúvidas, pode trazer ganhos para sua empresa. Ela permite buscar por diferenciais competitivos que são muito interessantes em seu mercado de atuação, como a redução de custos ou a oferta de novos produtos.
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