A auditoria eletrônica de fretes otimiza os custos das operações logísticas e contribui, bastante, para a melhora dos resultados financeiros de diversas empresas, o que a torna muito mais eficiente do que as auditorias realizadas manualmente, sem auxílio tecnológico.
A principal função das auditorias é a de verificar dados de faturas contra pedidos de compra e identificar possíveis diferenças, erros, duplicações de valores ou cobranças indevidas.
Nesse cenário, quando as auditorias não são realizadas eletronicamente surgem diversos desafios. Veja a seguir:
Desafios enfrentados pelas auditorias manuais de fretes
Altos custos
A auditoria fica sujeita a erros humanos e alguns documentos com preços divergentes dos negociados podem ser ignorados. Isso faz com que empresas acabem arcando com despesas que poderiam ser evitadas se tivessem sido conferidas de forma adequada.
Conflitos entre setores empresariais
Conflitos entre setores empresariais que têm visões diferentes sobre todos os processos logísticos, como as áreas comerciais e de logística ou logística e financeira.
Excesso de trabalhos manuais
Com o excesso de trabalhos manuais, as tarefas se acumulam, o que gera ineficiência, tanto nos setores de logística, quanto no setor financeiro. Ambos os setores acabam atuando muito em trabalhos operacionais, sujeitos a erros humanos e deixam de lado atividades mais estratégicas, que poderiam gerar maior impacto na empresa.
Insatisfação de clientes
Quanto mais problemas, mais erros, mais trabalho para refazer e mais prazos estourados. Os clientes ficam insatisfeitos com o atendimento ou o serviço e, na pior das hipóteses, acabam cancelando contratos e reduzindo as margens de lucros.
Vantagens das auditorias eletrônicas de fretes
Periodicidade
As auditorias manuais devem ser realizadas, pelo menos, uma ou duas vezes por mês, para não haver incompatibilidade de informações, o que toma tempo demais nos processos operacionais da empresa e ainda assim, podem trazer erros.
Com a auditoria eletrônica, as conferências de informações podem ser realizadas a todo momento durante os processos operacionais das empresas, de forma muito mais eficiente, rápida e segura, evitando erros futuros, como atrasos de pagamentos e geração de multas.
Contestação
Através das auditorias eletrônicas de fretes, a contestação e a resolução de erros na conciliação de dados podem ser feitas rapidamente e os responsáveis são acionados imediatamente para tomarem as decisões mais adequadas, o que reduz gastos e cobranças indevidas.
Centralização de informações
A gestão eletrônica de fretes centraliza todas as informações e todos os processos operacionais da sua empresa, tornando-os mais padronizados e profissionais. É possível ter o controle total do início ao fim, desde a programação da carga, até a auditoria do pagamento do frete e o acompanhamento dos indicadores logísticos em tempo real da sua operação.
Nas auditorias eletrônicas de fretes, o sistema armazena uma grande quantidade de informações e gera uma base de dados, que pode ser consultada a qualquer momento. Você passa a ter um histórico automatizado e disponível para extrair relatórios.
Geração e manipulação precisas de dados logísticos
Assim, você passa a monitorar a liberação de pagamentos, agilizando não só o setor logístico como também o setor financeiro, já que a troca de informações se torna mais rápida, repassando a confirmação das faturas corretas a serem pagas.
Integração de sistemas
A tecnologia das auditorias eletrônicas de fretes é pensada de forma a facilitar a troca de informações e a maioria destas soluções, como a Plataforma Business Integrator, pode ser integrada a diversos sistemas de gestões (ERPs), para o compartilhamento do status das operações realizadas, de forma eficiente.
Controle financeiro seguro
O controle financeiro que auditoria de frete automática proporciona é totalmente confiável e seguro. Isso gera mais lucros para as empresas e redução, em média, de 5% dos custos operacionais, além de eliminar pilhas de documentos, evitar prazos de entrega estourados, garantir mais agilidade nos processos logísticos e reduzir erros manuais.
Com a Business Integrator, é possível fazer toda a auditoria eletrônica de fretes da sua empresa. Tudo de forma rápida e prática.
O sistema compara o valor do CTe gerado pela transportadora com a sua tabela de frete cadastrada no sistema e se houver qualquer erro de conciliação de dados, é possível rejeitar a fatura e comunicar, eletronicamente, o transportador e toda a cadeia de suprimentos. Da mesma forma, é possível aprovar faturas que foram rejeitadas adicionando comentários e justificativas.
O sistema possui controle de acesso por usuário, e você tem a garantia de que suas informações só serão acessadas por quem tem permissão. Da mesma forma, limita apenas aos responsáveis a aprovação e autorização de pagamentos de faturas inicialmente rejeitadas.
O sistema de auditoria eletrônica, Business Integrator, atende empresas de diversos portes (micro, pequeno, médio e grande), pois utiliza tecnologia de ponta e conta com profissionais muito bem qualificados para oferecer o melhor atendimento e a implantação mais rápida do sistema na sua empresa.
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