O recebimento de mercadorias é uma das tarefas mais importantes na rede de suprimentos de materiais para construção.
Receber e armazenar, de forma adequada, insumos e matérias-primas, são atividades fundamentais para não comprometer todo o sistema produtivo do setor. Isso evita atrasos de entregas ou, até mesmo, a movimentação de produtos de baixa qualidade em toda a cadeia produtiva.
O recebimento de mercadorias é realizado através de diversas atividades, que variam de empresa para empresa. Porém, existem algumas atividades que são comuns a todas as empresas. São elas:
- Agendamento de entregas;
- Identificação das mercadorias recebidas;
- Conferência de materiais e notas fiscais recebidas (vistoria);
- Remanejo e separação de produtos;
- Cadastro no sistema de gestão do estoque;
- Armazenamento dos materiais recebidos;
À primeira vista, pode parecer fácil. No entanto, dependendo do fluxo de mercadorias recebidas no dia a dia, diversos problemas podem ocorrer, caso o recebimento dos itens comprados não esteja organizado ou não seja feito da maneira correta. Entre os principais problemas, estão:
- Divergência entre os valores negociados e os valores da nota;
- Atraso de entregas;
- Necessidade de devolução em razão de avarias;
- Identificação de produtos e insumos de má qualidade;
- Divergência entre a quantidade de itens cadastrados no sistema e o estoque;
- Falta de alinhamento entre a quantidade de produtos adquiridos e recebidos;
- Atritos que prejudicam a relação com fornecedores.
Além de dor de cabeça, alguns desses problemas podem prejudicar a análise de compras futuras, ou até mesmo paralisar toda a linha de produção, fazendo com que a empresa não consiga entregar seus produtos ou serviços a tempo. O ideal é sempre ter excelência nos processos de recebimento de mercadorias.
Como ser mais produtivo no recebimento de mercadorias?
1. Organize e capacite a equipe responsável
Padronize e defina o fluxo de atividades dos colaboradores responsáveis pelo recebimento de mercadorias e invista na capacitação desses profissionais.
Através de treinamentos, especialmente na utilização de softwares nos processos de recebimentos de mercadorias, é possível eliminar boa parte dos erros que podem ocorrer durante as atividades a serem feitas, como a conferência dos produtos recebidos e o seu cadastro e armazenamento no estoque.
2. Tenha uma boa comunicação com todos os setores
As ações tomadas pelas equipes responsáveis pelo recebimento de mercadorias geram impacto direto em todos os setores da empresa. Por exemplo, falhas no cadastro das mercadorias recebidas podem fazer os responsáveis pelo setor de compras fazerem novas aquisições com quantidades menores ou muito maiores do que o necessário. Além disso, sem uma boa comunicação com este departamento e com o setor financeiro, é possível haver divergências entre os valores pagos e a quantidade de itens recebidos ou o montante visto nas notas fiscais.
3. Agende as entregas
Faça um bom agendamento de entregas para que sua equipe esteja preparada para receber os itens comprados e a empresa saiba quando haverá a reposição dos produtos. Nada pior do que paralisar a produção devido a um engano na data de entrega de novos insumos.
4. Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores
Sua empresa depende do trabalho dos fornecedores para realizar suas atividades. Por isso, é crucial manter uma boa relação com eles, evitando atritos que podem ser causados por falhas da equipe de recebimento de compras. Para evitar problemas, estabeleça um bom relacionamento com seus fornecedores.
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