O EDI é uma tecnologia que possibilita a padronização da comunicação eletrônica entre duas empresas através de um aplicativo para computadores.
Todas as transações EDI são definidas por mensagens padronizadas. Os padrões são definidos por diversas organizações como ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL e o Comitê de Padrões Credenciados X12 (ASC X12). As transmissões de EDI são divididas em dois tipos:
Conexões ponto a ponto ou diretas
Onde dois computadores ou sistemas se conectam sem intermediários pela internet, geralmente com protocolos de segurança de mensagens.
Rede de valor agregado (VAN)
Uma rede de terceiros que gerencia o tráfego de dados eletrônicos entre empresas parceiras, como é o caso da Business Integrator.
Por que o EDI é importante?
A maioria das relações B2B, atualmente, é realizada através do EDI, inclusive no setor de materiais para construção. Isso permite que todos os parceiros de negócios da cadeia de suprimentos, envolvidos na integração, trabalhem e negociem com mais eficiência entre si, automatizando os principais processos do negócio.
A Business Integrator oferece as melhores ferramentas para a integração B2B. Através de nossa plataforma as organizações podem se conectar e se comunicar digitalmente de maneira rápida e confiável, o que reduz o tempo necessário para levar novos produtos e serviços ao mercado e ajuda as empresas a alcançarem a agilidade que precisam para permanecerem competitivas.
Como tecnologia de automação, o EDI oferece diversos benefícios comerciais:
Economiza tempo e dinheiro
Automatiza processos que são realizados manualmente;
Melhora a eficiência e a produtividade
Compartilha e processa mais documentos comerciais em menos tempo;
Reduz erros
Garante que as informações e os dados sejam formatados corretamente antes de entrar nos processos ou aplicativos de negócios;
Melhora a rastreabilidade e os relatórios
Integra documentos eletrônicos a uma variedade de sistemas de TI para suportar a coleta de dados para visibilidade e análise;
Suporta experiências positivas do cliente
Executa eficientemente as transações e realiza entregas rápidas e confiáveis de produtos e serviços;
A utilização do EDI é importante para empresas de qualquer tamanho. Para grandes organizações, o EDI permite que os padrões sejam instituídos em todos os parceiros comerciais para obter benefícios consistentemente. Para organizações menores, a adesão ao EDI oferece maior integração com empresas maiores que têm grandes orçamentos e forte influência.
Custos mais baixos
O EDI reduz os custos de transação de papel, impressão, reprodução, armazenamento, arquivamento, postagem e recuperação de documentos, economizando mais de 35% nos custos de transação;
Para compradores que lidam com inúmeras transações, o uso do EDI também pode resultar em milhões de reais em economia anual devido a descontos no pagamento antecipado;
Em alguns casos, o EDI representa apenas 1/20 do custo do processamento manual de pedidos, reduzindo os custos em um fator de 20;
O EDI também elimina erros dispendiosos devido a faxes ilegíveis, pedidos perdidos ou pedidos telefônicos incorretos;
Benefícios ambientais
O EDI promove a sustentabilidade e reduz as emissões de CO2 substituindo processos baseados em papel por alternativas eletrônicas;
O EDI aumenta a eficiência operacional, levando a menos erros e menos desperdício de energia;
Mais precisão, menos erros
O EDI reduz as transações com erro entre 30% a 40%;
EDI elimina erros humanos de escrita ilegível e erros de digitação;
Melhores relacionamentos
Os vendedores se beneficiam de um fluxo de caixa aprimorado e ciclos reduzidos na geração de caixa para a empresa;
O EDI reduz o tempo do ciclo do pedido em dinheiro em mais de 20%, melhorando as transações e os relacionamentos dos parceiros de negócios;
Reduzir erros também poupa aos parceiros tempo ao lidar com disputas de dados;
Benefícios estratégicos
O EDI fornece relatórios para a tomadas de decisão e melhora capacidade de resposta às demandas dos clientes e do mercado, ajudando as empresas a adotarem uma abordagem orientada pela demanda;
Aprimoramentos e entrega de produtos com prazos mais curtos;
Simplifica o processo de entrada em novos territórios, pois o EDI fornece um idioma comercial mundial comum.
Como funciona o EDI?
O EDI deve oferecer cinco elementos essenciais: Integração, Comunicação (ou compartilhamento de dados), Mapeamento, Tradução e Qualidade dos Dados.
Integração
As soluções EDI fornecidas pela Business Integrator fornecem uma capacidade de integração que permite a conectividade entre dois ou mais sistemas e aplicativos (terminais) para o compartilhamento contínuo de dados entre eles.
Empresas e parceiros comerciais podem ter fontes de dados diferentes que precisam ser conectadas a um software único de EDI para garantir que você tenha todos os dados essenciais à sua disposição.
Você precisa se conectar com qualquer sistema e aplicativo, seja localmente (por meio de protocolos como FTP, SFTP, HTTP etc.) ou na nuvem (por meio de WebServices e APIs).
Além disso, é preciso haver conectividade entre os ERPs (Enterprise Resource Planning Systems) – a Business Integrator faz integração com os principais ERPs no mercado – Santri, Protheus, Totvs, Tiny, Data Sul, Sap, Bling, Winthor ou via (WMSs) – (Warehouse Management Systems).
Os sistemas de gerenciamento de transporte (TMSs) não foram configurados para se comunicar via EDI como padrão. Portanto, você precisa estar pronto para criar uma conexão com eles.
Quando você precisa se comunicar com várias partes que usam uma variedade de sistemas e aplicativos, é melhor ter uma solução EDI que possa fornecer recursos avançados de integração.
Comunicação
Um dos principais objetivos do EDI é trocar informações eletrônicas com parceiros comerciais, clientes, autoridades e outras partes interessadas.
As transações EDI comuns podem ser mensagens de status de remessa, instruções de roteamento, faturas, ordens de pagamento, consultas de inventário, ordens de compra, ordens de remessa de armazém ou confirmações funcionais, entre outras.
A comunicação pode ocorrer utilizando uma Rede de Valor Agregado (VAN) ou as mensagens podem ser enviadas por meio de protocolos de comunicação como FTP, SFTP, HTTP ou AS2.
Em alguns casos, a configuração da conexão pode ser extremamente complexa. Você deve utilizar um serviço de integração que possa ajudá-lo a se conectar com qualquer terminal para a troca de informações eletrônicas.
Mapeamento
O mapeamento do campo de dados entre dois modelos de dados distintos permite sempre enviar dados de recebimento no formato que os sistemas e aplicativos entendem.
O mapeamento de dados é uma etapa crítica no intercâmbio eletrônico de dados. Como as empresas tendem a usar mensagens específicas para seus negócios, cada mapeamento pode ser totalmente diferente. Uma boa ferramenta de integração EDI viria naturalmente com um recurso de mapeamento de dados embutido.
Qualidade dos dados
Embora o recebimento de informações seja essencial, é ainda mais importante obter informações precisas. Para fins de qualidade dos dados, as soluções EDI podem vir com recursos de validação e enriquecimento de dados, para que você sempre receba dados que contenham todos os campos necessários.
Tradução
O EDI foi criado para simplificar a comunicação B2B por padrões de dados, como EDIFACT, ANSI X12, TRADACOMS, RosettaNet e muito mais.
Ainda assim, algumas empresas usam seus próprios formatos de dados internos e empresas que usam aplicativos modernos usam XML, HTML ou JSON. O mapeamento de dados é a primeira etapa que permite o processo de conversão.
A tradução dos dados é essencial para garantir que você receba todas as informações no formato de dados que seu sistema possa entender.
Como escolher um provedor de EDI?
Mesmo depois de identificar se você precisa de software EDI, EDI da web ou serviços gerenciados, escolher um provedor EDI adequado às necessidades de sua empresa pode ser um desafio.
É necessário pensar estrategicamente e considerar metas de longo prazo. Vale a pena se perguntar, por exemplo, qual é o volume de transações EDI que minha empresa necessita agora e daqui a alguns anos? Quantas conexões são necessárias agora e qual será o número de conexões no futuro? Quais são os riscos da integração? É necessário lidar com uma variedade de formatos de dados?
Abaixo seguem quatro perguntas que podem ajudá-lo a avaliar quais soluções EDI específicas podem funcionar para você e para sua empresa.
O planejamento é de longo prazo?
Essa talvez seja uma das perguntas mais importante quando sua empresa pretende fazer uma parceria com um fornecedor de EDI.
Se você está comprando software ou serviços gerenciados, deve pensar nesse investimento a longo prazo. Portanto, é vital que a solução escolhida atenda o volume e a complexidade de suas transações EDI nesse período. Escalabilidade é algo que você precisa planejar.
Você pode usar a nuvem?
Algumas empresas não podem trabalhar com provedores que oferecem uma solução baseada em nuvem, devido a problemas internos ou externos.
Os serviços em nuvem tornaram-se comuns e, se você puder utilizar os benefícios da nuvem, considere-o como uma opção. A escalabilidade da nuvem é um benefício que vale a pena quando o volume de mensagens está aumentando.
Deseja criar e manter a solução sozinho?
Você tem os recursos, uma equipe e tempo para fazer tudo sozinho? Em casos complexos, pode ser mais fácil optar por um provedor de serviços gerenciados experiente e bem estabelecido que lidará com tudo, desde o planejamento até a implantação e manutenção.
Qual a complexidade das suas integrações B2B?
Você precisa se conectar com muitos parceiros comerciais? Todos eles usam tecnologias diferentes (no local ou na nuvem), protocolos (AS2, FTP, SFTP, HTTP / S etc.) ou formatos de dados? Quanto mais complexo o caso se torna, mais você precisa revisar as perguntas anteriores.
Vale a pena fazer as integrações EDI por conta própria ou deve fazer parceria com alguém para aliviar sua carga? Em casos simples, você pode ficar bem usando um EDI da web.
Além disso, se o seu volume for bastante baixo, considere se vale a pena comprar um software ou encontre um fornecedor com um SaaS.
Perguntas frequentes ao escolher um provedor de EDI
Para simplificar suas discussões com os diferentes fornecedores, criamos uma lista das perguntas que os fornecedores de EDI provavelmente farão a você (para que você possa se preparar com antecedência para a reunião) ou que deva estar fazendo essas perguntas.
O que o provedor pode pedir de você?
Quantas conexões você precisa?
Que tipo de conexões? Por exemplo, você precisa de conectividade híbrida (conectada no local à nuvem) ou há ERPs, TMSs, DMSs, WMSs etc. para se comunicar?
Com que tipo de formato de dados a solução precisa lidar? (É bom saber por causa do mapeamento e tradução). Se você não souber disso, prepare-se para obter informações detalhadas sobre os sistemas e aplicativos que deseja conectar (por exemplo, nome do sistema, número da versão etc).
O volume de transações mudará com o tempo? Quais são as suas expectativas?
Qual é o nível de suporte que você precisa?
Você tem algum requisito especial?
Qual a frequência das transferências de dados? Tempo real? Diariamente? Com menos frequência do que diariamente?
O que você deve perguntar?
Quais tipos de conexões o fornecedor pode lidar?
Eles podem trabalhar com qualquer formato de dados? Se não, quais eles suportam?
Quão segura é a solução?
Qual é a disponibilidade / tempo de inatividade do sistema? O fornecedor fornece um SLA?
Quanto tempo levará o projeto de instalação?
Com que rapidez serão incorporados novos parceiros comerciais / fontes de dados?
O fornecedor fornece treinamento? Que tipo de documentação ou ajuda online está disponível?
Que tipo de suporte o fornecedor fornece?
EDI no setor de varejo de materiais para construção
A tecnologia EDI é bastante utilizada no setor de varejo de materiais para construção, visando a integração de dados e a troca de documentos comerciais entre fornecedores e distribuidores.
Mais
O setor é caracterizado pela grande variedade de transações comerciais que determina o correto funcionamento da cadeia de abastecimento, que também é problemático, devido ao volume e à diversidade de mercadorias e clientes.
O fluxo de mensagens EDI, neste setor, não se limita apenas às trocas de ordens de compra e notas fiscais entre parceiros, mas também oferece uma grande variedade de mensagens comerciais e logísticas (avisos de remessa, avisos de recebimento, relatórios de inventário, relatórios de vendas, catálogos de preços, alterações dos pedidos, devoluções, etc.) necessárias para uma comunicação eficaz entre sistemas informatizados e de gerenciamento de estoques de fornecedores, operadores logísticos e distribuidores.
Para esses tipos de empresas, a eficácia das operações é fundamental e as exigências do setor se tornam mais complexas à medida que o número de clientes e a demanda por artigos, também aumenta.
Portanto, fica claro que a adoção de tecnologias de integração de dados entre empresas do setor de varejo de materiais para construção é fundamental.
Falhas nas trocas de informações podem causar problemas de conexão tanto com seus parceiros como com os processos de controle de estoque, afetando totalmente a cadeia de abastecimento.
O EDI na indústria de varejo
Embora o setor de varejo esteja na vanguarda da adoção do EDI há mais de 30 anos e tenha substituído muitos processos em papel por documentos eletrônicos, ainda há muito potencial para a utilização do EDI na indústria de varejo.
Mais
O setor desfruta dos benefícios do EDI há décadas. Porém, muitas empresas ainda não utilizam os processos de trocas eletrônica de dados. Isso mostra que ainda há muito espaço para a implantação do EDI no setor de varejo.
Iniciado por empresas como Walmar e Proctor & Gamble na década de 1980, o inventário eletrônico de dados, gerenciado pelo fornecedor, conhecido como VMI tornou-se uma força motriz para as indústrias reduzirem custos e melhorarem o atendimento ao cliente. A ideia central do VMI é o conceito de “resposta rápida” para atender da melhor forma o cliente.
No VMI, o fornecedor toma as principais decisões de reposição de estoque para a organização consumidora. O resultado é que o fornecedor tem um controle muito maior do estoque, o que gera menos desperdício ou excesso de suprimento e o ciclo de reabastecimento geralmente muda de mensal para semanal ou diário, melhorando o atendimento ao cliente.
Outras funções-chave do EDI no varejo estão na racionalização dos procedimentos de entrega direta na loja (DSD) e no impulso para a sincronização global de dados (GDS). Da pesquisa de pesquisa da Forrester com mais de 20 empresas fornecedoras, os resultados mostraram que 41% das organizações usam um formato de mensagem EDI, enviando mais de 20 bilhões de mensagens todos os anos.
Utilização do EDI no setor logístico
Em um ambiente altamente competitivo e que se transforma de acordo com o comportamento dos consumidores, o aumento da qualidade dos serviços prestados passa a ser uma vantagem competitiva para alcançar uma posição de destaque no mercado.
Mais
Neste contexto, a tecnologia EDI permite que processos logísticos sejam mais eficazes através da integração de sistemas informatizados, presentes nas cadeias de abastecimento e no fluxo de documentos eletrônicos, funcionalidades totalmente focadas nas operações logísticas.
Cada quantidade determinada de serviços associados ao transporte, armazenamento e manipulação de mercadorias, requer um número similar ou maior de trocas de informações logísticas. Isto tem fomentado a adoção de formatos proprietários de comunicação, como o padrão EDI (instruções de transporte, avisos de transporte, status de transporte, notas fiscais, documentos de cobrança…), que simplificam a troca fluente e segura das transações comerciais por meio da geração, envio e recebimento automáticos de documentos eletrônicos.
Estrutura da cadeia de suprimentos
A cadeia de suprimentos de varejo possui uma estrutura única porque é impulsionada pelo fluxo de produtos em toda a cadeia de suprimentos. A natureza rápida das vendas, a importância acentuada da disponibilidade e a complexidade do gerenciamento de níveis de demanda incertos também são.
Mais
Todas as ineficiências da cadeia de suprimentos são aumentadas, pois atrasos ou imprecisões de pedidos não causam apenas atrasos na cadeia de suprimentos – como em outros setores – isso afeta diretamente a capacidade do varejista de realizar negócios e oferecer um nível de serviço aos clientes.
O setor de varejo foi um dos primeiros a automatizar seus pedidos e faturas. Mais recentemente, a luta tem sido o aumento das frequências de entrega e o aumento da contagem de unidades de manutenção de estoque (SKU) oferecidas pelos fornecedores do DSD. Usar o EDI para automatizar o processo DSD pode aliviar o congestionamento na porta dos fundos do varejista e reduzir o tempo de check-in.
A chave para tudo isso é o aviso de envio antecipado (ASN). De acordo com uma pesquisa da Grocery Manufacturers of America, os ASNs eletrônicos reduzem o tempo de recebimento em até 60%. Se apenas um quarto das entregas usa ASNs automatizados, uma empresa de 250 lojas pode economizar 65.000 horas de recebimento a cada ano. O ASN pode garantir que todas as etapas da cadeia de suprimentos sejam totalmente informadas sobre o status dos bens e os bens possam ser verificados no nível de paletes, como se estivessem em um nível de caso individual.
No entanto, para que esse processo seja bem-sucedido, é necessário haver GDS eficaz em toda a cadeia de suprimentos. Os fornecedores precisam ser capazes de manter um arquivo mestre totalmente alinhado no nível do item, a fim de facilitar a troca de informações do item, autorização, custo e informações de preço e promoção. Com o GDS, os varejistas podem identificar prontamente discrepâncias, itens não autorizados que foram entregues e diferenças entre pedidos e entregas.
O resultado é que os varejistas têm melhores posições em estoque e os problemas e erros são corrigidos rapidamente – geralmente no início do processo da cadeia de suprimentos, como o centro de distribuição de expedição.
EDI no processo de emissão de notas fiscais eletrônicas
Através do EDI é possível transmitir qualquer tipo de arquivo eletrônico, seja ele Notas Fiscais, Conhecimentos de Transporte, Manifesto de Carga, documentos de texto, entre outros, sem necessidade de digitação, substituindo e-mails, correio, fax, etc.
Entre os arquivos eletrônicos gerados através do EDI, o NOFTIS é um arquivo onde constam os dados da Nota Fiscal dos produtos. Esse arquivo é enviado pelo embarcador (contratante do frete) e quem o receberá é o transportador.
Com a chegada da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), algumas empresas optam por enviar o arquivo XML do documento, que também contém os dados da Nota Fiscal, mas o NOTFIS acaba gerando mais benefícios para as empresas que lidam com ele. Veja no próximo tópico quais são as principais vantagens do NOFTIS.
Quais são as vantagens de utilizar o NOFTIS e outros arquivos EDI?
Redução de custos e ganho de tempo: custos com impressão, papel, arquivamento e recuperação de documentos são reduzidos ou eliminados. Também são reduzidos os custos administrativos, consequência da grande redução do tempo gasto com atividades operacionais e manuais.
Mais produtividade e assertividade: automatizar processos permite que sua equipe se concentre em tarefas de maior importância estratégica para a empresa, sendo mais produtivos. Outro ponto importante é que os erros no registro das informações, que podem causar grandes prejuízos, são eliminados.
Qualidade nos serviços e clientes satisfeitos: planejando melhor sua logística, ao longo do tempo é possível reduzir prazos de atendimento, tornando a prestação de serviços mais eficiente e deixando seus clientes cada vez mais satisfeitos.
Melhora das relações com parceiros de negócio: com o uso de EDI você pode trazer melhorias e vantagem competitiva à sua empresa, além de melhorar a qualidade do relacionamento com seus parceiros de negócios, trazendo mais transparência e evitando desentendimentos.
Por que realizar a integração EDI com Business Integrator?
Para simplificar suas discussões com os diferentes fornecedores, criamos uma lista das perguntas que os fornecedores de EDI provavelmente farão a você (para que você possa se preparar com antecedência para a reunião) ou que deva estar fazendo essas perguntas.
Nestas trocas de dados, as informações são validadas automaticamente e todos os processos são mensurados virtualmente e em tempo real.
O mau gerenciamento de dados e os erros de digitação causam grandes prejuízos para empresas e clientes. Com a integração sua empresa não precisa se preocupar com estes problemas.
A automatização de processos possibilita melhorar a operação de todas as empresas integradas, permitindo a redução de custos e a eficiência na troca de informações eletrônicas.
Robôs inteligentes, utilizados na execução de tarefas repetitivas, podem substituir o trabalho de 10 funcionários e permitir que equipes de colaboradores se dediquem exclusivamente às estratégias de vendas e ao atendimento a clientes, oferecendo muito mais lucratividade para as empresas.
Através da integração é possível mensurar resultados facilmente e acompanhar relatórios de pedidos, validações de notas fiscais, no momento em que ocorrem as transações eletrônicas.
Empresas integradas ao Portal Business Integrator são consideradas, pelo sistema, redes de processos, relacionamentos e tecnologias, que oferecem diversas vantagens competitivas e sustentáveis.
Veja, a seguir, outras vantagens de se fazer a integração de empresa de materiais para a construção à Plataforma Business Integrator:
Aumento da produtividade da equipe em função da automatização dos pedidos de compra;
Redução de custos para a realização dos pedidos;
Mais organização e controle financeiro para as empresas, que passam a contar com todas as informações de compra e venda em uma única plataforma;
Automatização das vendas – por meio do Business Integrator os pedidos de vendas de lojas e atacadistas chegam às indústrias de materiais para construção de forma prática, rápida, eficiente e segura;
Centralização de pedidos – em um único sistema, lojistas, representantes e distribuidores podem fazer todos os pedidos necessários para atualizar seu estoque, sem a necessidade de acessar as plataformas de cada marca;
Ferramentas para transportadora – Emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e tabela de frete para facilitar o dia a dia das transportadoras.
Para mais detalhes preencha o formulário abaixo, ou entrar em contato através do número (19) 2121-0050.