Validação de
Notas Fiscais
O Brasil possui um sistema complexo e desorganizado de tributação e isso dificulta, em muito, a administração de transações comerciais dentro do setor de materiais para construção.
Municípios, estados e Governo Federal possuem vários impostos e diferentes regras de tributação (e, logicamente, inúmeras exceções) que precisam ser aplicadas corretamente para não incorrer em punições tributárias, que podem trazer grandes prejuízos para as empresas.
Com tantas obrigações e possibilidades de penalidade, os gestores buscam cada vez mais automação em seus processos de negócios com soluções que atendam a legislação e que, em contrapartida, validem seus documentos fiscais, demonstrando o espelho das notas antes que elas sejam transmitidas à secretaria da fazenda.
Emitir notas fiscais através de um software que possua todos os processos da empresa integrados com compras, finanças e estoque pode tornar mais simples a gestão do seu negócio e apresentar vantagens que estarão sempre sendo aprimoradas.
A obrigatoriedade das Notas Fiscais Eletrônicas
A obrigatoriedade de utilização da nota fiscal eletrônica não está relacionada ao fato de se possuir um CNPJ ou a de se enquadrar em um segmento específico do mercado.
Também não está relacionada ao enquadramento tributário ou ao porte da empresa, e sim às operações e prestações de serviços que a empresa oferece.
Desde quando foi instituída a NF-e, ela já passou por diversas alterações com o objetivo de aumentar a segurança das operações comerciais.
Nenhuma empresa gosta de ser autuada ou de receber notificações de irregularidade no recolhimento dos impostos e escrituração de documentos fiscais.
Além de multas e penalidades, o processo é desgastante e consome um grande tempo de sua equipe.
O processo de recebimento fiscal e escrituração exige muita atenção e demanda uma grande quantidade de colaboradores dedicados, manipulando uma grande quantidade de informações e documentos. Há quem diga que é humanamente impossível administrar tudo isso sem cometer falhas.
Sem o auxílio da tecnologia, sua empresa depende exclusivamente das pessoas que, todos os dias, conferem documentos, verificam autenticidades, digitam informações nos sistemas de gestão, armazenam documentos, etc., o que pode gerar falhas.
A Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF-e, é um documento fiscal emitido digitalmente, que serve para registrar as operações tributárias do estabelecimento no intuito de formalizar
uma operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços, efetuadas entre as partes.
Ela deve ser emitida dentro das normas legais, por isso, é fundamental analisar todos os detalhes de sua emissão. As irregularidades na emissão da nota fiscal eletrônica podem, inclusive, impedir a concretização de uma venda ou serviço.
Grande parte dos erros relativos à emissão da NF-e acontece por falta de conhecimento fiscal do emitente. Dados errados ou incompletos, tributação inadequada e cadastros de clientes e produtos desatualizados e incompletos são apenas alguns deles.
Todos estes problemas podem ser resolvidos com a solução Business Integrator de validação de notas fiscais. Veja a seguir os principais problemas de notas fiscais que a Business Integrator resolve para seus parceiros de negócios:
Solução Business de validação de notas fiscais
Para solucionar os problemas enfrentados pelos gestores de materiais para construção na emissão e validação de notas fiscais, a Business Integrator criou uma solução tecnológica para a validação de notas fiscais no mercado de materiais para construção.
O objetivo é eliminar falhas na validação de notas fiscais e aumentar a produtividade e a segurança dos negócios no varejo de materiais para construção.
Com a solução Business Integrator, seus profissionais podem desempenhar tarefas mais importantes, pois todas essas verificações de informações são processadas automaticamente, com o uso de robôs eletrônicos.
Com mais de 430 regras existentes, o sistema Business Integrator de validação de notas fiscais verifica, em instantes, diversos documentos fiscais emitidos para seu varejo, confrontando automaticamente com os pedidos de compra e apontando as divergências encontrada.
No próximo tópico, veja os principais benefícios da Plataforma Business Integrator para os clientes integrados ao sistema.
Vantagens da validação de notas
fiscais via Business Integrator
Antecipa Divergências
O validador de pedidos e uma solução inteligente e flexível para cada caso.
Validação de dados em tempo real
Minimiza a propagação de erros – Assim que o pedido é enviado, a plataforma realizará o cruzamento das informações, o levantamento de dados e a ativação das regras de validação pré-estabelecidas.
Validação
Com o módulo de Validação de Pedidos, os pedidos de compra que são enviados para a plataforma Business Integrator passarão a ser auditados, validados e consistidos através de regras de negócio pré-estabelecidas na plataforma.
Regras Customizadas
Caso tenha algum cenário específico ou determinado e o fornecedor possua uma regra exclusiva, a Plataforma Business Integrator pode personalizar sua empresa com uma regra exclusiva do seu negócio.
Informações Auditáveis
Possui uma série de regras de validações e podem ser customizadas e configuradas para cada cenário específico
Automatização de envio de XML
Com esta funcionalidade o usuário poderá acompanhar todo processo através do monitor de notas fiscais na ferramenta Business Integrator, eliminando todo trabalho manual de envio (upload), automatizar a Validação da Nota Fiscal Eletrônica contra um pedido de compra, evitar de ficar preenchendo o número do pedido e item do pedido na nota fiscal enviada para o Business Integrator, realize as alterações necessárias na emissão da sua nota fiscal para automatizar este passo.
Erros que são evitados com a utilização da Plataforma Business Integrator
Erros no preenchimento da NF-e impedem a validação e, consequentemente, a sua emissão. É importante manter o cadastro dos produtos e dos clientes sempre atualizados e completos para que, no momento da emissão, eles sejam preenchidos automaticamente e de maneira correta.
A Business Integrator conta com o GIAD (Gestor Inteligente de Ativos Digitais), um banco de dados eletrônico dos produtos comercializados dentro do setor de materiais para construção, que conta com todas as informações necessárias para a geração correta de Notas Fiscais Eletrônicas.
Preenchimento
de Informações
Multas
Quando a empresa é quem identifica o erro de não pagamento de imposto, a multa chega a 20% do valor da NF-e, corrigida mensalmente pela taxa Selic. Já quando o erro é percebido pela Receita Federal, a multa varia de 75% a 150% do valor da NF-e.
Portanto, a empresa que deixar de cumprir alguma obrigação ou perceber algum erro no processo de emissão da NF-e deve fazer uma denúncia espontânea no posto fiscal ao qual pertence, a fim de evitar multas.
Esse processo é totalmente administrado pela solução Business Integrator, que utiliza um sistema completo de avisos eletrônicos que são disparados quando existe alguma incompatibilidade de dados.
É importante lembrar que o Fisco tem cinco anos para fiscalizar e autuar, e, nesse caso, a multa pode ser acrescida de cerca de mais 50%, corrigida pela taxa atual da Selic.
Todas as informações devem ser cuidadosamente verificadas antes da emissão da nota fiscal eletrônica, visto que, após ser autorizada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), uma NF-e não poderá jamais ser alterada, pois isso invalidaria o conteúdo do arquivo XML, certificado digitalmente.
Ao recebê-la, é importante verificar se a emissão da nota fiscal eletrônica está correta (os robôs Business Integrator faz esse trabalho).
Quando recepcionada e acatada em situação irregular, o destinatário passa a responder solidariamente ao emitente da nota.
Outro detalhe a ser observado é que, quando o comprador recebe uma nota com erro de tributação, por exemplo, fica impossibilitado de compensar o imposto de entrada na saída do produto.
Emissão e
Recepção
XML e
DANFE
Além disso, os documentos passam a contar com maior segurança e agilidade das informações fornecidas por meio de sua disponibilidade e integridade online.
Como a nota pode ser emitida digitalmente, também pode ser enviada por e-mail, o que dispensa a utilização de pastas e prateleiras e reduz custos com espaços físicos para armazenamento de documentos. Vantagem para o seu negócio e para o meio-ambiente!
O arquivo XML é um tipo de arquivo que diz respeito ao documento assinado da nota fiscal eletrônica e o DANFE uma de suas representações físicas. Cabe ressaltar que o DANFE não substitui e não deve ser confundido com a nota fiscal eletrônica.
Em razão da obrigatoriedade de disponibilização e de armazenamento dos arquivos que registram a operação fiscal, fica inviável, operacionalmente, acessar o portal nacional da NF-e e, individualmente, pesquisar cada
nota emitida para baixar e guardar uma cópia no computador. Com um alto volume de notas por dia, quanto tempo esse processo burocrático lhe tomaria?
A solução pode estar na adoção de um sistema de gestão que tenha capacidade de armazenamento em nuvem, entre as suas funcionalidades, a emissão de notas e o arquivamento automático de todas aquelas emitidas – e possibilidade de download em lote e não individual.
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite guardar informações na internet através de um servidor online e acessá-los de qualquer lugar sempre que necessário.
Nele, o usuário pode armazenar qualquer tipo de arquivo como documentos, protocolos e outras informações, sem preocupar com a memória disponível do computador.
Dessa forma, seus documentos fiscais são organizados de forma muito mais fácil, melhorando o controle e preparando a empresa para possíveis exigências do Fisco.
Outro cuidado importante em relação à emissão da nota fiscal eletrônica é a atenção à segurança do Certificado Digital, tecnologia que garante a integridade e a autenticidade de arquivos eletrônicos.
Há dois tipos de certificados válidos para a assinatura e a validação da NF-e. São eles:
e-CNPJ – além de assinar a NF-e, permite o acesso aos demais serviços na Receita Federal;
NF-e – só permite a assinatura digital da NF-e.
Somente após a assinatura, validação e autorização da NF-e pela SEFAZ, por meio do Certificado Digital, é que o arquivo XML tem validade jurídica. Caso contrário, a nota não tem validade alguma e também não fica armazenada no banco de dados.
Envio de DANFE e NF-e por e-mail: Envio automático do faturamento para seus clientes. Ao emitir sua nota, um email com a NF-e em anexo será enviada para seu cliente.
Certificado Digital
Envio de Notas para o Contador: Faça o download e envie os arquivos XML do mês para seu contador. Você poderá enviar cópias de notas emitidas por email para que ele possa importá-las no sistema contábil.
Recebimento de Notas do Fornecedor: Se a sua empresa recebe uma nota de compra, por exemplo, no momento em que o arquivo XML for recebido não haverá a necessidade de digitação, uma vez que as informações geradas na NF-e pelo emissor podem ser importadas pelo comprador. Assim, você economiza tempo e evita erros com a digitação.
Além destas funcionalidades, o emissor de nota fiscal eletrônica utilizado em conjunto com o software de gestão também oferece outras praticidades como: Registro de eventos por notas como carta de correção e cancelamento, armazenamento das notas fiscais dos fornecedores, importação de arquivos XMLs ou em outros formatos como .doc .pdf e excel.